Как настроить учет в 1С

Блог про эффективный ритейл и общепит

Содержание:

Если в розничной точке есть техника — обязательно будут и технические проблемы. Пока кассир с ними разберется, касса может простаивать часами, и магазин будет терять прибыль. И совершенно непонятно, как развивать бизнес и открывать новые точки — с масштабированием сети будут масштабироваться и проблемы.

Расскажу, как первая линия технической поддержки помогает розничному магазину разобраться с техническими проблемами за несколько минут, а самое главное — заранее предупреждать их, чтобы снизить число форс-мажоров. Это повышает стабильность бизнеса, дает возможность лучше прогнозировать прибыль и легко открывать новые точки.

Высвободить время ключевых сотрудников для выполнения аналитических задач

Снизить зависимость от человеческого фактора

Увеличить продажи торговых точек

Держать запас товара в оптимальном диапазоне

Статья будет полезна, если:

Какие технические проблемы бывают в магазине

Наш клиент владеет розничной сетью магазинов. Он обратился к нам в 2019 году — на тот момент в сети было одиннадцать точек. Как показала практика, этого достаточно, чтобы магазины каждый день встречались с техническими проблемами.

• сложно планировать выручку и вовремя заказывать дефицитный товар, потому что не видно остатков по торговым точкам;
• продавцы имели возможность незаконно присваивать товар — тоже потому что за остатками никто не следил;
• не было системы лояльности, которая критична для сетевого магазина, поскольку привлекает и удерживает покупателей;
• бизнес недополучал прибыль, потому что универсальные транспортные модули (УТМ) выходили из строя.

Быстро решать проблемы с ККТ или 1С получается не всегда.

Штатный IT-специалист в магазинах нашего клиента не всегда мог оперативно реагировать на проблему, потому что точек было слишком много. Нанимать несколько специалистов — сложно и дорого. Иногда кассир мог исправить ситуацию самостоятельно, но некоторые проблемы нельзя решить на месте. Например, если онлайн-касса вышла из строя или программное обеспечение перестало реагировать на команды, а перезагрузка не помогает.

Гарантированно спасал только запрос к вендору или вызов мастера. По нашему опыту, это почти всегда означает паузу в ожидании чуда, потому что вендор обслуживает сотни магазинов и не успевает быстро ответить каждому, а мастер далеко не всегда может приехать экстренно. Либо приедет, но вызов будет стоить в три раза дороже.

Бизнес хотел масштабироваться, но открыть еще больше точек означало бы получить еще больше технических вопросов. Поэтому сперва нужно было разобраться с текущими проблемами.

Какие задачи поставил перед нами клиент:

предупредить как можно больше технических неполадок, а для форс-мажорных случаев придумать систему быстрого устранения проблем; наладить прозрачную систему учета товара, чтобы прогнозировать выручку, вовремя делать заказы и пресечь воровство; предусмотреть масштабируемость кассового ПО и всей IT-инфраструктуры, чтобы ее можно было дорабатывать под новые потребности бизнеса, которые появляются во время роста сети; помочь продавцам продавать еще больше с помощью технологий, в частности, показывать им прямо на экране, как меняется план/факт и зависящая от него премия продавца.

Для таких задач мы предлагаем решение, которое делает бизнес наших клиентов мощным и конкурентоспособным — первая линия технической поддержки . Работает, как штатный отдел технических специалистов, только не надо заниматься наймом и онбордингом, а еще устраивать в штат и тратить лишние деньги.

Что сделала наша техническая поддержка для магазинов

Настроили онлайн кассы Reline Retail. Наши специалисты предложили клиенту отказаться от «Эвотора» в пользу Reline Retail, потому что это кассовое программное обеспечение само по себе мотивирует продавца продавать больше. ПО в реальном времени показывает, сколько продаж нужно дожать за смену, чтобы получить премию. В итоге продавец работает не из-под палки, а с азартом и пониманием, зачем он это делает.

Когда человек в любой момент видит плоды своего труда и получает за это справедливое вознаграждение — все оказываются в плюсе. Продавец всегда получает максимальную премию, а магазин показывает продажи на заранее заданном уровне, что обеспечивает стабильную прибыль и прогнозируемость.

Спустя несколько месяцев клиент убедился в эффективности Reline Retail и открывал следующие магазины, заранее обучив продавцов работе с этим ПО. В итоге продавцы на новых точках с первого дня приносили магазину запланированную выручку, поэтому каждая новая точка окупалась в короткий и заранее известный срок.

Сделали две линии технической поддержки магазинов.

Первая решает срочные вопросы, например, сломался эквайринг и покупатели не могут платить картой. Вторая работает над задачами, которые могут подождать несколько дней, к примеру, на компьютере кассира слетела активация Windows.

Чтобы разграничить зоны ответственности, мы приоритизировали задачи: составили список возможных проблем и распределили их между командами на обеих линиях поддержки. Как это работает:

В магазине случается проблема с техникой, например, ломается оборудование. Кассир обращается в нашу поддержку — по телефону или в мессенджере. Мы классифицируем проблему, и если она срочная, сразу приступаем к решению. Если вопрос ждет, договариваемся о выезде мастера, который отремонтирует оборудование на территории клиента или заберет в сервис.

А пока оборудование в ремонте, мы можем предоставить кассу или терминал на замену. Также всегда можем продать оборудование: срочно привезти и подключить, чтобы магазин не терял прибыль.

Выделили проектного менеджера.

Это специалист, который погружается в бизнес клиента и отвечает за постоянный рост финансовых показателей магазина. Когда менеджер видит проблемные места в бизнесе — сообщает о них клиенту и предлагает возможные решения. Бывает и так, что клиент сам называет проблему и поручает менеджеру найти решения в заданный срок.

Подключили и настроили бонусную систему лояльности.

Когда мы начали работу, клиент сильно конкурировал с несетевыми магазинами, которые были на каждом углу. Нужно было выделяться на фоне этих магазинов и переманивать покупателей в свою сеть. Для этого мы предложили внедрить систему лояльности для розницы , которая привлекает трафик и превращает новых посетителей в постоянных покупателей.

Открыли 13 новых магазинов за 3 дня.

Наш клиент купил готовый бизнес — 13 розничных магазинов, которые работали на системе автоматизации R-Keeper. Нашей задачей было перевести эти магазины на Reline Retail за 3 дня:

удалить старое ПО, установить новое и убедиться, что все работает; интегрировать новые магазины в общую сеть; обучить продавцов, которые привыкли к R-Keeper, работать с новой программой.

Самой сложной задачей было перенести всех покупателей с их бонусными счетами в новую систему лояльности, которую мы внедрили на прошлом шаге. Мы сохранили накопленные баллы покупателей, чтобы наработанная за годы клиентская база не разошлась к конкурентам.

Настроили онлайн кассу магазина с кухней.

Чтобы выгоднее отстраиваться от конкурентов, наш клиент начал открывать точки быстрого питания прямо в магазинах. Появление кухни дает магазину увеличение среднего чека, а еще создает дополнительную ценность для потребителей, поэтому привлекает в магазин людей, которые при других обстоятельствах прошли бы мимо.

Одновременно с этим кухня создает и проблемы, но решения находятся довольно быстро.

Установили для повара принтер чеков, который выводит заказанное блюдо на бумаге. В магазине никто не кричит а повар готовит ровно то, что нужно

Кассиру приходится кричать повару на кухню, что клиент заказал две шаурмы, одну не острую, вторую без лука. Это неудобно и неэстетично, а еще повар может не расслышать, и клиент получит не то, что заказывал.

Установили киоски самообслуживания для тех, кто не хочет ждать дважды в киоске можно заказать и оплатить еду, а пока она готовится, сделать покупки.

Люди, которые заходили и за покупкой и за готовой едой, стояли в очереди дважды: сначала на кассе, потом пока повар готовит еду. В час пик обе очереди разрастались, в магазине становилось тесно, а люди стояли с покупками и нервно ждали шаурму.

• купили оборудование в Ижевске;
• настроили оборудование и проверили у себя в офисе;
• надежно упаковали оборудование и отправили в Дзержинск;
• доверенный человек на месте включил всё это в розетку;
• мы подключились удаленно и завершили настройку кассового ПО.

• сроки замены фискального накопителя в каждой точке;
• корректность отправки чеков в налоговую;
• корректность обмена кассы с сервером;
• наличие сбоев работы в торговых точках, например, если электричество отключалось.

Сегодня в торговой сети нашего клиента 50 розничных точек. Первая линия поддержки получает 350–500 обращений в месяц или в среднем по 10–15 запросов каждый день. С нашей стороны на проекте работают два человека на первой линии поддержки. Они решают несложные проблемы, которыми можно заниматься удаленно, например, когда не работает эквайринг или не получается пробить чек. А еще консультируют новых сотрудников, которые не знакомы с кассовым ПО или программой лояльности. Помимо сотрудников на линии, есть и выездные специалисты. Они приезжают в любую точку за 15–20 минут и восстанавливают работу ПО и техники, когда вопрос не решается удаленно. Также эти специалисты запускают точку перед открытием: подключают оборудование и отвечают за то, чтобы техника функционировала без перебоев.

Чтобы ваши магазины работали как часы, а технические проблемы решались раньше, чем вы о них узнаете — подключайте IT-отдел на аутсорсе. Это дешевле и надежнее штатного специалиста. Сохраните эту статью в закладки или передайте вашему IT-директору — пригодится.

Интересно внедрить подобное решения? Напишите нам!

Больше интересного в телеграме